“표현은 공손하게, 메시지는 명확하게”

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에듀 프리미엄 | 추천서 부탁 이메일 작성법
온라인 수업 시대에 원활한 의사 소통 필수
목적있을 때만 보내고 수신자 배려 부탁해야

대입 지원서 접수 시즌인 만큼 매주 학생들은 추천서를 받기 위해 교사나 교장에게 이메일을 보낸다. 뿐만 아니라 보드 리뷰 서명을 해주는 보이스카우트의 마스터 농구 코치 또는 특별한 도움을 요청하기 위해 클럽 어드바이저들에게도 이메일을 보낸다. 학교가 그 어느 때보다도 온라인 상태이다 보니 학생들은 직접 연락하는 것이 아니라 이메일로 의사소통을 하고 있다. 이메일을 보내는 건 간단해 보일 수 있지만 실제로는 무엇을 말하느냐(또는 말하지 않느냐) 그리고 어떻게 말하느냐에 따라 원하는 것과 필요한 것을 성공적으로 얻어낼 수 있다. 오늘날 학생들에게 주된 의사소통 방법인 이메일 작성법을 그러나 학교에서 제대로 가르쳐주지 않아 학생들이 의도치 않게 실수하는 경우가 생긴다.

위의 이메일은 에릭이 추천서를 받고 싶은 그의 수학 선생님인 밀러에게 보내려는 내용이다. 에릭은 밀러 선생님에게 추천서 마감일이 임박했다는 것을 알리기 위해 재촉 이메일을 보내려고 했다.

▶어떤 문장이 잘못됐나: 에릭의 이메일에는 까다롭고 조급하고 심지어 심술궂은 마음이 담겨 있다. 하지만 세상은 ‘나’를 중심으로 돌아가지 않는다. 밀러 선생님은 챙겨야 할 학생이 100명도 넘는다. 식초보다는 꿀로 파리를 더 많이 잡는다는 조언을 명심하자.

-“당신은 답장을 한 적이 없어요(you never replied to me…)”: 첫 문장부터 편지를 받은 선생님을 공격하고 있다. 누군가에게 부탁을 하는 건 짜증나고 어려운 일이다. 그래도 꾸짖는 태도로 부탁하진 않는다.

-“그녀가 말하길 당신이 저를(she said you had me…)”: 기본적으로 고자질하는 말이다. 다른 사람의 이름을 넣어 누군가의 권위에 도전하는 행동은 역효과를 낼 수 있다.

-“편지를 잘못 쓰셨어요(you’re wrong a letter…)”: 이 문장은 교정조차 되지 않았다. 에릭이 말하고자 했던 것은 ‘편지를 쓰고 있다(you’re writing a letter)’였다. 공식적인 부탁을 할 때는 엉성하게 써서 보내지 말고 반드시 보내기 전에 검토하고 수정해야 한다.

-전체적인 톤: 일관성있게 부드러운 톤으로 편지를 써야 한다. 짜증나는 마음으로 글을 쓰다가 마지막에 “고맙습니다. 좋은 저녁 보내세요”라고 인사말로 마무리짓는 건 부자연스럽다. 이메일을 쓴 목적과 목표는 읽는 사람을 설득하는 것임을 잊지 말자.

◆효과적인 이메일을 보내려면

-전략을 세워라: 추천서가 당장 급한 에릭이 곤경을 해결하려면 전략을 바꿀 필요가 있었다. 만약 밀러 선생님이 답장을 주지 않는다면 밀러 선생님이 기분 나쁘지 않게 에릭의 카운슬러인 엘리스 선생님의 도움을 받아 일을 쉽게 해결할 수 있을지 생각해야 한다. 밀러 선생님이 답이 없는 이유가 분명하지 않고 지금 시도하는 일에 결과를 얻지 못할 때는 방법을 바꿔라.

-내용을 제공하라: 엘리스 카운슬러의 도움을 얻으려면 둘 사이의 상황을 충분히 설명해 에릭의 힘든 처지를 공감하고 돕도록 해야 한다.

-진정하라: 감정적일 때는 이메일을 쓰지 마라. 화가 나거나 짜증날 때는 일단 물러서서 가능한 상황을 객관적으로 보려고 노력해야 한다. 밀러 선생님은 매우 바쁘지만 추천서를 쓰고 있을지 모른다. 아니면 이메일에 답장하는 타입이 아닐 수 있다. 혼자 좌절하고 실망했다가 나중에 창피당하는 일이 없도록 해야 한다.

-부모의 의견이 다 맞는 건 아니다: 이런 가운데 에릭의 엄마가 걱정을 하며 끼어들었다. 직접 (1)밀러 선생님이나 (2)엘리스 카운슬러에게 이메일을 보내거나 (3)밀러 선생님의 수학 수업을 듣는 에릭의 친구에게 부탁을 하겠다고 한다. 에릭 엄마의 제안은 절대 추천하지 않는다.

-쉽게 만들어라: 필요 이상으로 긴 이메일을 쓰지 마라. 메시지는 명확하고 요점만 말해야 한다. 첨부 파일도 중요한 것만 보내야 한다. 뒤죽박죽 쓴 내용은 시간낭비일 뿐이며 도와주고 싶다는 마음도 사라지게 할 수 있다.

-감사하는 마음을 가져라: 가족이나 가까운 친구에게서 도움을 받을 때도 고마움을 표시하자. 다른 사람에게 부탁할 때 예의를 갖추고 고마움을 충분히 표현해야 한다. 이메일 수신자는 보내는 사람의 표정을 볼 수 없고 어조도 들을 수 없다. 때문에 무엇을 어떻게 말하고 싶은 것인지 무엇을 묻고 싶은 것인지 구체적으로 밝히는 것이 중요하다. 그리고 얼굴을 보고 요청할 때처럼 받는 사람을 가장 먼저 배려하라. 또 목적이 있을 때를 제외하고 불필요한 이메일은 보내지 말자. 무엇보다 부탁받는 사람들이 특별히 하지 말라고 하는 행동은 하지 않는 것이 예의임을 잊지 말자.

에릭은 엘리스 카운슬러에게 도움을 요청하는 수정된 이메일을 보낸 지 이틀 만에 밀러 선생님이 추천서를 거의 다 끝냈다는 답장을 받았다. 에릭의 장애물은 해결됐다.

마리 김 원장 / 아이보리우드 에듀케이션