최근에 올해 대학에 진학하는 신입생을 둔 학부모들은 학교로부터 학비(수업료, 등록금, 기숙사비, 식대, 건강보험 등)을 납부하도록 안내하는 납부고지서(Billing Statement)를 받고 있다. (8월 하순에 학교를 시작하는 2학기제 학교는 최근에 8월 납부고지서를 받았고, 9월 하순에 시작하는 3학기제 학교들은 이달 말에 납부고지서를 받을 것이다.)
그런데 학자금 지원안을 감안해서 예상한 납부금액보다 훨씬 많은 납부할 금액으로 표시되어 있어서 당황을 하고 있는 경우가 많다.
일반적으로 납부고지서(Billing Statement)는 수업시작 1달 전 (8월 초 또는 9월 초)에 만들어져 (Student Portal에서 확인 가능) 구체적인 세부 내역 확인이 가능해진다. 학교의 수업료와 등록금 그리고 기숙사비 등 모든 비용은 학기별로 납부하게 된다. 즉 2학기제 학교라면 학비도 절반씩 청구되고 받을 지원금(Grant)도 절반씩만 지급된다.
그런데 발행된 납부고지서를 확인해 보면 수업료 및 등록금(Tuitions & Fees) 과 기숙사비 및 식대(Room & Board) 등 각종 학교에 납부할 비용은 청구가 되어 있는데 반해서 학교 또는 정부로부터 제공받기로 한 무료지원금(Grant 또는 Scholarship)과 학생대출(Student Loan) 부모 대출(Parents Loan) 등은 납부고지서에 없는 경우가 대부분이다.
그 이유는 학자금 지원금으로 지급되어야 할 항목(Grants & Loan)들은 지급되는 시점(disbursement date)이 정해져 있기 때문에 그날이 되기 전까지는 학교에 도착하지 않아서 납부 금액을 줄여주는 Credit 항목으로 표시되지 않는 것이다. 예를 들어 연방정부의 학생대출(Student Loan)은 수업 시작일 7일 전에 학교로 해당 금액을 전달해 주도록 하고 있다. 다른 학자금 지원금들도 대부분 그런 정해진 인출일이 별도로 있어서 학교의 납부 마감일과는 상관없이 정해진 날에 지급되는 것이다.
따라서 납부고지서가 발표가 되면 제일 먼저 납부 마감일을 먼저 확인하고 세부 내역들을 확인해 봐야 한다. 처음에 확인한 납부 고지서는 시간이 경과함에 따라서 예정된 일정에 따라 학자금 지원금이 도착하면 그 내역과 금액이 표시되면서 납부할 금액이 수정된다. 따라서 납부마감일 2~3일 전에 다시 납부고지서 및 납부할 금액을 확인해 보면 금액이 처음 예상한 금액에 가깝게 정리되어 있을 가능성이 높다.
이렇게 번거롭게(?) 학자금 지원금을 나중에 반영하는 이유는 학생이 학교 수업 시작 전에 휴학(Gap Year)을 하거나 건강상의 문제로 학교에 다닐 수 없는 경우 등의 상황이 발생하면 해당 항목들을 다시 정부로 돌려줘야 하는 등 원래대로 환원하는 절차가 복잡하기 때문에 최대한 수업 시작일에 근접해서 납부고지서에 반영하게 된다.
하지만 경우에 따라서는 납부일까지 변경이 안되는 경우도 있다. 이 경우에는 학교에 연락을 해서 왜 학자금 지원금 내역이 없는지 문의하는 것이 좋다. 이런 경우 학교는 마감일에 신경 쓰지 말고 기다리라고 하거나, 미리 납부를 하면 나중에 차액을 환불(refund) 해 준다고 안내하는 경우가 많다.
학교에서는 이러한 환불을 위해서 Direct Deposit 은행 계좌를 등록하도록 안내하고 있다. 만약 환불 계좌를 등록하지 않으면, 학교는 부모의 주소지로 수표(Check)를 우편 발송하게 되는데 이럴 경우 시일이 오래 소요되고 진행 상황을 알 수가 없으며 중간에 분실이 되어서 곤란을 겪기도 한다.
지원받을 학자금 내역이 정해진 날이 되어도 지급이 안 되는 또 다른 경우는 학자금 지원 절차에 대한 학교의 요청 서류를 학생이 아직 처리하지 않아서 지급이 보류된 경우도 있다. 이런 경우는 신속하게 필요한 서류 절차를 처리해야 한다.
(Cal Grant 대상자인 경우는 본인의 Cal Grant Account에 로그인해서 필요한 서류 작업을 마무리해야 한다. 특히 2가지 절차 ▶High School 졸업한 사실 확인과 ▶최종 진학 학교가 맞게 표시되었는지 확인하고 만약 틀리게 되어 있다면 정확한 학교로 변경을 해야 한다.)
학교에 납부하는 가장 편리한 방법은 Bank account를 등록하고 등록된 은행 계좌에서 정해진 금액을 자동 인출하도록 납부하는 것이 좋다. 보통 부모의 은행 계좌와 학생의 은행 계좌를 2개 등록하는 것이 좋다. 학기 중에 매월마다 statement가 만들어지게 되는데 학기 초에는 납부할 금액이 많아서 부모가 직접 관여를 해야 하지만 학기 중 작은 금액을 납부할 경우에는 학생이 직접 학생의 은행에서 직접 납부하도록 하는 것이 좋다. Credit Card를 이용하는 경우는 finance charge가 추가되므로 유의해야 한다.
