조기전형을 시행하는 학교들의 학자금 서류 제출 마감일이 입학원서 제출 마감일과 동일하게 정해진 경우가 대부분이어서 (일부 학교는 1-2주 정도를 여유를 주는 경우도 있다) 원서 마감일과 같은 시점까지 빨리 제출하는 것이 필요하다.
조기전형의 학자금 서류 제출 마감일까지 기본서류인 FAFSA와 CSS Profile(또는 학교 자체 서류)를 제출하고 학교가 별도로 요청하는 추가 요청 서류까지 모든 절차를 마무리하도록 하는 경우가 많다. (별도 추가 요청 서류는 입학원서가 제출된 이후에 요청되는 체계로 되어 있어 제출 마감일에 약간의 여유를 추가로 주고 있는 경우도 있다.)
별도 요청 서류에는 세금보고 서류들을 포함한 학교가 지정한 서류들이 있다. 모든 지원자들과 같이 많은 조기전형 학교들도 이혼 또는 별거한 부모들의 경우같이 살고 있지 않은 부모의 서류(CSS Profile for Non-Custodial Parent 또는 학교별 Non-Custodial Profile Form)를 제출하도록 하고 있으며 같이 살고 있지 않은 부모(Non-Custodial Parent)의 세금보고 서류도 제출하도록 요청하는 것이 일반적이다. (만약 부득이하게 같이 살고 있지 않는 부모가 연락이 되지 않아서 서류를 제출할 수 없는 경우라면 별도로 해당 서류의 면제요청서식(Waiver Form)을 작성해 제출하도록 하고 있다.)
부모가 사업체를 운영하는 경우 사업체에 관련된 세금보고 서류도 같이 제출해야 하며 일부 학교에서는 사업체 세부내역서(Business/Farm Supplemental Form)라는 별도의 서류를 제출하도록 요청하는 경우도 있다.
▶추가로 제출 요청을 받은 서류 및 제출 방법은 어떻게 확인하나?
이러한 각종 서류 제출 방법은 공동 Data center에 해당하는 IDOC라는 절차에 가입한 학교는 그곳으로 서류를 보내면 도착한 서류들이 학교로 전달된다. IDOC에 가입하지 않은 나머지 학교들은 학교에 직접 서류를 제출하도록 안내한다. 학교들은 학교 자체의 기준에 따라서 제출 방법을 정하고 있으니 반드시 조기전형 원서를 제출한 학교의 학자금 서류 제출 절차를 확인해서 정해진 대로 서류를 보내야 한다.
▶지원자 계정(Applicant Portal)을 만들고 확인하라
대부분 대학이 입학원서를 받으면 지원 학생에게 지원자 계정을 만들도록 안내하는 이메일을 보내준다. 이메일의 안내에 따라 지원자 계정(Applicant Portal)을 만들면 된다. 지원자 계정에는 입학원서에 필요한 각종 서류(GPA Form, Test Score, 추천서 등)의 도착 여부가 표시되며, 학자금 서류의 도착 여부 역시 확인할 수 있다. 이곳에서 추가로 요청된 서류를 확인할 수 있으며 해당 서류를 보내는 창구의 역할을 하게 된다. 지원자 계정은 학교와 학생이 연락을 주고받을 수 있는 창구의 역할을 하는 곳이다.
주의할 점은 학교는 한 번에 모든 서류를 제출하도록 하지 않는다는 점이다. 제출 마감일 이후에도 단계별로 추가 서류를 요청하는 것이 일반적이다. 추가로 필요한 서류를 알려주는 방법은 학생의 이메일로 필요한 서류 목록을 알려주기도 하지만(그런 경우는 거의 없다.) 지원 학교의 지원자 계정(Applicant account)를 통해서 알려주는 것이 일반적이다.
만약 이러한 추가 요청 서류 중 입학원서에 관련된 서류가 도착하지 않는다면 합격 여부 결정에 불리하게 작용하게 될 것이다. 학자금 관련 서류가 제출되지 않는다면 합격 여부에는 영향이 없지만, 합격 통보를 받아도 함께 알려주는 학자금 지원 내역에 대한 결과를 받지 못하게 되어 어느 정도 학비 지원이 되는지 알 수가 없게 되어 학비에 대한 걱정은 남게 될 것이다
학교들은 학자금 서류를 빨리 보낼수록 더 많은 학비 지원금을 제공하지는 않지만, 제출 마감일을 넘긴다면 늦게 제출할수록 지원금액을 축소 지급하거나 지원을 거절할 수도 있다. 학교는 한정된 재원으로 학생들에게 지원을 해줘야 하기 때문에 재원이 소진되면 지원금액을 줄이거나 지원을 못해주게 된다. 마감일이 지날수록 지원금액을 줄인다는 정책을 갖고 있는 학교들도 많다. 따라서 정해진 날까지 반드시 서류를 보내는 것이 좋다. 하지만 잘 알지 못해서 또는 불가피하게 마감일이 지났다면 가능한 빠른 시간 내에 서류를 제출하는 것이 필요하다.
▶조기전형의 합격 발표 후에 학자금 지원 내역을 받지 못했다면?
합격 통보를 받으면 반드시 진학을 해야 하는 Early Decision인 경우는 합격 발표와 동시에 학자금 내역을 알려준다. 발표 후 2-3주 이내에 학교에 등록하겠다는 확인서를 보내야 하기 때문이다. 합격 후에도 다른 학교의 결과를 보고 학교 등록 여부를 결정하는 Early Action인 경우는 합격 여부를 발표한 후 학자금 내역을 즉시 알려주지 않고 추후에 알려주는 경우도 많다.
Early Decision인 경우에 학자금 지원 내역을 받지 못했다면 누락된 서류가 있을 가능성이 높다. 어떤 서류가 도착하지 않았는지 확인하고 빠른 시간 내에 처리하고 서류 제출 후 학교에 연락해서 서류가 제출 완료되었음을 알리고 학자금 내역을 알려 달라고 요청하는 것이 좋다. (서류만 보내고 연락을 하지 않으면 많은 경우에 정시모집의 학생들에게 결과를 알려주는 늦은 시점에 학자금 내역을 받게 되어 적정하지 않은 지원금 내역에 대해서 추가적인 지원을 요청하는 절차를 진행하는데 불리한 상황을 겪게 될 것이다.)
조기전형을 지원했다면 입학원서의 제출과 함께 학자금 서류 및 추가 요청 서류들을 동시에 준비해서 원서 제출과 함께 즉시 보내도록 하는 것이 좋다.
마이크 이
Aim FAC&CPA 대표 / CPA
aimfac@hotmail.com
