학업에 도움되는 이메일 작성 Tip

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거의 2년에 가까운 팬데믹 시기를 거치며 학교 생활의 대부분이 온라인으로 이뤄지고 있다. 이전에는 학교 사무실이나 교실을 통한 대면 소통이 지금은 이메일을 통한 온라인 소통으로 일상이 되었다. 

고등학생이 학업과 관련된 이메일을 써야 하는 일반적인 경우는 학교 과제에 대한 확인과 질문, 학교 성적 관련 질문, 여름 방학 때의 파트타임 일을 위한 학교 허가서 신청, 카운슬러와의 상담이 필요한 사안, 결석이나 지각의 경우 등이 있다. 특히 11~12학년은 이메일을 통해 다방면으로 대입과 관련한 대화 시도가 필요하게 된다.

이렇듯 학교 카운슬러나 해당 교사의 도움이 절실한 부분들이 시시때때로 추천서 요청에서부터 지원서 준비에 필요한 것 등 여러 가지에 걸쳐서 넘쳐난다. 그뿐이랴? 인턴쉽이나 리서치 프로그램을 신청하는 과정 그리고 멘토나 교수와의 지속적인 소통, 장학금을 신청할 때, 혹은 대학이 주최하는 pre-college summer program에 대한 문의, 그리고 대학 지원 과정에서 지원에 관한 질문, 혹은 대학 지원서 제출 전, 후에 발생하는 다양한 상황에 대한 communication 등 생각해 보면 참으로 많은 곳에서 이메일의 사용이 보편화 되고 있다.

이메일 작성에 있어 지켜야 할 가장 기본은 바로 ‘적절한 에티켓’이며 이는 상대로 하여금 해당 이메일에 언급되는 사안을 조금이라도 더 진지하게 받아들이게 되는 기본이 된다.

성의있고 전문적으로 보이는 이메일을 작성하는 방법에 대한 몇 가지 일반적인 규칙은 다음과 같다.

  1.  가장 우선적으로 학생의 성명(first + last name 또는 first name 이니셜 + last name)이 포함된 이메일 주소를 만드는 것이 좋다. 받는 사람이 이메일 주소만으로도 상대가 누군지 알게 하자.
  2. 약자 사용 금지:  텍스팅에서 습관적으로 사용하던 idk라던가 to 대신에 2를 쓰거나 be를 B로 표기 하는 것을 삼가라. 제대로 된 스펠링과 문법을 포함한 최대한 완전한 문장을 사용하자.
  3. 그림문자 사용 금지
  4. 자판 변환이 귀찮아 모든 내용을 대문자로 쓰는 것은 바람직하지 않다.
  5. 내용은 최대한 간결하게 요약하고 정리하여 적는다. 설명이 길어지거나 내용이 긴 경우에는 문단을 바꾸어 쓰는 것이 읽는 사람에게 부담을 덜 주고 보기에 좋다
  6. 명확하고 간결한 제목 사용: 제목은 받는 대상에게 이메일을 열어야 하는 이유를 알려주는 아주 중요한 대문이다. 단순히 “Hi”, “Hello”, “Hey” 등의 너무 일반적이고 모호한 제목인 경우 이메일 내용의 긴박함이나 중요도를 전혀 전달해 주지 못한다. 또한 제목을 추가하지 않으면 일부 이메일 시스템은 메시지를 스팸으로 간주하여 받은 편지함에서 쓰레기통으로 일방적 처리하기도 한다. 따라서 이메일의 목적을 요약하는 것으로 제목을 사용하는 것이 좋다. 예를 들어 교사에게 추천을 요청하는 경우 “추천서 요청 – 학생이름”이 적절한 제목이 될 것이다.
  7. 프로페셔널 이메일 형식 포함: 프로페셔녈 이메일이 가지는 기본 구조가 있는데 일반적으로 다음과 같은 것들이 포함된다.
  • 제목
  • 공식적인 인사
  • 이메일을 쓰는 이유를 설명하는 소개 단락
  • 추가 단락을 통한 보충 정보
  • 간략한 요약 또는 반복(혹은 강조할 요청 사항)
  • 공식적 closing
  • 물론 어떤 경우에는 단일 paragraph로 요점을 전달하기에 충분하기도 하는데 이 경우에는 메시지에 불필요한 부분을 추가하지 않는 것이 올바른 방식이다. 기본적으로 추가 단락과 요약 단락이 도입 단락에서 이미 충분히 적절하게 전달되는 경우 생략해도 무방하다.

전문적인 이메일 쓰기는 고등학생에게 처음에는 다소 어색하게 느껴질 것이다. 친구나 가족에게 문자나 카톡 혹은 SNS를 통하여 간단하게 적어 보내던 메시지와 비교할 때 이메일은 무미건조하고 경직되고 기계적이고 심지어 따분하게 느껴질 수 있다. 그러나 전문적인 이메일은 공식적인(formal)  소통형식이며 또한 그렇게 받아들여져야 한다는 점을 이해하는 것은 무척 중요하다.

어떻게 쓰여진 이메일이냐에 따라 내가 원하는 결과를 얻어낼 있기도 혹은 놓칠 수도 있음을 기억한다면 이는 절대로 소홀히 해서는 안되는 중요한 작업임을 알게 될것이다.

Sunny Oh원장
YES-FLEX Prep
sunny@flexsandiego.com